IMSE – INSTITUT DES MÉTIERS DE SAINT-ÉTIENNE

L’Institut des Métiers de Saint-Étienne (IMSE) est un centre de formation situé dans la Loire, proposant des parcours en alternance et des diplômes dans les secteurs de l’artisanat, de l’industrie, du commerce et des services.

Avec un internat accueillant de nombreux apprenants, la gestion des inscriptions, des chambres et des affectations devenait complexe. L’enjeu du projet était de structurer cette organisation grâce à un logiciel de gestion d’internat sur-mesure, fiable et adapté aux contraintes réglementaires et logistiques.

Création d’un logiciel de gestion d’internat sur mesure

L’Institut des Métiers de Saint-Étienne a sollicité nos services pour développer un logiciel de gestion d’internat sur mesure, afin de simplifier et optimiser la gestion des dossiers d’inscription et des réservations de lits.

En tant que prestataire Windev, nous avons conçu un logiciel sur-mesure pour répondre efficacement aux besoins spécifiques de cette demande. Windev permet l’intégration des différentes fonctionnalités et une interface utilisateur fluide et intuitive. Voici les principales fonctionnalités développées :

Gestion des dossiers d’inscription

Identification et Suivi : Le logiciel assure une identification précise de chaque interne, permettant d’accéder rapidement aux détails essentiels. Il regroupe des informations telles que le cursus suivi, les dates d’entrée et de sortie, ainsi que les jours de présence au sein de l’internat.
Formulaire Web intégré : Les futurs internes peuvent s’inscrire directement via un formulaire web. Une fois les informations saisies, elles sont automatiquement récupérées et enregistrées dans le système. Cette automatisation évite les erreurs manuelles et assure une mise à jour immédiate des données.

Réservations de lits

Respect des règles : Le logiciel applique automatiquement une série de règles pour les réservations de lits :
- La non-mixité de genre par étage et par chambre.
- La non-mixité entre majeurs et mineurs dans une même chambre.
- La priorisation des chambres PMR pour les internes concernés.
- Le regroupement des internes par formation autant que possible.
- La conservation du même lit toute la semaine.
Gestion des exceptions : Certaines situations peuvent s’avérer complexes à gérer. Le logiciel permet de lister ces exceptions de manière hebdomadaire, et permet à l’utilisateur de les traiter manuellement.
Visualisation : Les réservations peuvent être affichées par jour, par semaine ou par étage.
Fonctionnalités de Glisser-Déposer : Les utilisateurs peuvent ajuster les réservations par simple glisser-déposer pour regrouper ou séparer les internes selon les besoins.

Visualisation dynamique des chambres

Plan dynamique de l’internat : Une des fonctionnalités majeures est la visualisation des étages et des chambres de l’internat. Ce diagramme interactif permet à l’utilisateur de voir en temps réel l’occupation des lits et d’afficher les détails de l’interne qui y est assigné.
Suivi du taux de remplissage : Le logiciel fournit également un aperçu du taux de remplissage de chaque lit sur la semaine.

Salle de classe de l'Institut des Métiers de Saint-Étienne équipée pour la formation en alternance

Application mobile pour Android

L’application mobile dédiée renforce la gestion quotidienne de l’internat. Développée avec Windev Mobile, elle apporte des outils pratiques pour le suivi des internes sur le terrain :

Gestion des listes d’appels : Grâce à l’application mobile, les responsables peuvent vérifier la présence des internes directement dans leurs chambres assignées. La liste d’appel est synchronisée avec le logiciel principal et garantit un suivi rigoureux.
Gestion des événements : L’application permet également de déclarer et de gérer les événements imprévus, tels que les absences justifiées, les pannes dans les chambres ou encore les dégradations de matériel.